Krótki przewodnik po Green Lease
Rynek nieruchomości szuka sposobów na realizację celów zrównoważonego rozwoju, sposobów na zmniejszenie swojego śladu węglowego, zwiększenia atrakcyjności.
Przyczyniło się to do powstania nowego typu umowy najmu komercyjnego zwanego green lease lub najmem ekologicznym lub zieloną umową najmu. Green lease to rodzaj umowy najmu mającej na celu dostosowanie interesów najemcy i wynajmującego w zakresie efektywności energetycznej, oszczędzania wody i innych środków przyjaznych dla środowiska w budowie, eksploatacji i użytkowaniu powierzchni komercyjnych.
Rynek nieruchomości a realizacja celów zrównoważonego rozwoju
Umowy green lease zawierają narzędzia zobowiązujące zarówno wynajmującego, jak i najemcę – wymagające zarówno podjęcia działań, do których w innym przypadku nie zostaliby zachęceni, jak i obiektywną poprawę efektywności środowiskowej budynku. Po stronie zarządzających aktywami i wynajmujących nieruchomości włączenie praktyki umów green lease jest sygnałem dla rynku, że organizacja ma zdefiniowaną politykę ESG – m.in.:
posiada jasno zdefiniowane cele środowiskowe, deklaracja realizacji celów środowiskowych nie jest pozorna (unikanie marketingu środowiskowego), organizacja posiada mierzalne instrumenty realizacji celów dotyczącą zielonego najmu, kierownictwo jest zaangażowane w realizację celów i zrozumienie wartości ekologicznych, dąży się do stosowania rozwiązań efektywnych środowiskowo w inżynierii budowlanej, wdrożono komunikację zewnętrzną dotyczącej celów środowiskowych.
Szereg organizacji zajmuje się intensywnie promowaniem koncepcji i przygotowaniem przewodników dla wynajmujących i najemców[1]. Udostępniają one wskazówki dotyczące zapisów ekologicznych umów najmu, tworzą standardy dla właścicieli nieruchomości i najemców dotyczące współpracy w zakresie efektywności energetycznej i zrównoważonych praktyk.
Jak kształtować zapisy umów zielonego najmu
Rynek kształtuje powoli instrukcje dotyczące wpisywania praktyk związanych z ekologią i zarządzaniem w umowach najmu, jednak już dziś istnieją kluczowe punkty, które należy zawrzeć w takiej zielonej umowie najmu.
Nie ma jednego, standardowego zielonego najmu – każdy jest inny i będzie zależał od konkretnych priorytetów zarówno wynajmującego, jak i najemcy.
Poniżej przestawiamy kilka wskazówek, jak kształtować zapisy umów zielonego najmu :
- W obszarze certyfikacji budynku: Ponieważ wiele umów najmu, zwłaszcza komercyjnego zawierana jest na etapie realizacji inwestycji umowa już etapie budowy lub przebudowy może wymagać od wynajmującego uzyskania konkretnego poziomu certyfikatów budownictwa zrównoważonego. Umowa najmu może wymagać od wynajmującego uzyskania certyfikatów budynków ekologicznych, takich jak ENERGY STAR, LEED , BREEAM lub innych albo utrzymania istniejących certyfikatów.
- W obszarze efektywności energetycznej: Zielona umowa może wymagać od wynajmującego wprowadzenia energooszczędnych ulepszeń w budynku, takich jak instalacja energooszczędnego oświetlenia lub systemów HVAC albo wymagać od najemcy wyłączenia oświetlenia i sprzętu, gdy nie jest używany.Umowa może wymagać także aby prowadzone były modernizacje i audyty energetyczne – wymusi to przeprowadzenie modernizacji systemów i wyposażenia budynku (zgodnie z dostępnymi wytycznymi) lub przeprowadzenie audytów energetycznych w ustalonych odstępach czasu.
- W obszarze energii odnawialnej: Zielona umowa najmu może zawierać szczegółowe sformułowania dotyczące finansowania, instalowania i obsługi odnawialnej na terenie przedmiotu najmu (budynku, inwestycji) lub określać określony procent energii elektrycznej zakupionej przez najemcę, który musi pochodzić ze źródeł odnawialnych.
- W obszarze gospodarki wodą: Zielona umowa może przewidywać obowiązki dotyczące oszczędzania wody, takie jak wymóg instalacji toalet o niskim przepływie, nisko przepływowych kranów lub instalacji prysznicowych.
- W obszarze jakość powietrza: Zielonaumowa najmu może zawierać klauzule dotyczące wentylacji i filtracji powietrza (np. zgodnie z obowiązującymi normami i/lub wymagać od najemców minimalizacji lub wyeliminowania stosowania toksycznych środków czyszczących i farb.
- W obszarze redukcji ilości odpadów: Zielona umowa najmu może zawierać postanowienia dotyczące redukcji ilości odpadów, takie jak wymaganie od wynajmującego zapewnienia obiektów do recyklingu i kompostowania. Najemca może być również zobowiązany do wdrożenia praktyk, takich jak ograniczenie zużycia papieru lub zaangażowanie się w program recyklingu.
- W obszarze ograniczania emisji związanych z transportem: Umowa najmu ekologicznego może zawierać postanowienia wspierające redukcję emisji pochodzących z transportu np. pracowników, w tym wymaganie od wynajmujących zapewnienia przechowalni rowerów lub wymaganie od najemców zapewnienia swoim pracownikom świadczeń tranzytowych.
- W obszarze opomiarowania: Zielone umowy najmu mogą zawierać postanowienia umożliwiające właścicielom opomiarowanie powierzchni i/lub sprzętu najemców w celu dokładnego monitorowania energii i emisji oraz ułatwienia raportowania, porównywania i zapewniania zgodności. Wynajmujący może wymagać od najemcy zgłoszenia tego faktu, także gdy zmienia, modernizuje lub reinstaluje systemy w przedmiocie najmu.
W przypadku podliczników umowa najmu może również przewidywać, że wynajmujący i najemca muszą udostępniać wszelkie posiadane dane dotyczące efektywności środowiskowej budynku. Klauzule te mogą być szczególnie pomocne dla wynajmujących w przypadku niektórych umów najmu (umowy typu triple-net), w których najemcy zazwyczaj kontrolują dostęp do mediów. Prognozuje się jednak, że udostępnienie danych kontrolowanych przez właściciela może również zwiększyć zaangażowanie najemców w inicjatywy dotyczące efektywności energetycznej i promować przyjęcie bardziej zrównoważonych praktyk. Ponieważ praktyka ta ingeruje w model biznesu wynajmujących klauzule dotyczące udostępniania danych powinny zawierać sformułowania dotyczące częstotliwości raportowania oraz rodzajów mediów i wskaźników, które należy zgłaszać.
Inne klauzule, które wato wspomnieć i zastosować to:
- klauzule przejściowe dotyczące ulepszeń – w przypadku rozliczania przez najemców pełnych kosztów mediów potrzeba jest dodatkowa motywacja dla inwestorów aby inwestować w modernizacje zmniejszające zużycie energii, obieg zamknięty wody itp. (ponieważ uzyskane oszczędności trafią do najemcy) zielone umowy najmu mogą zawierać klauzulę „przejściową”, która umożliwi właścicielom przeniesienia kosztów ulepszeń kapitałowych na najemców jako koszty operacyjne.
- klauzule dotyczące modernizacji i nakładów – umowy mogą przewidywać ściśle określone obowiązki wynajmującego dotyczące przebudowy i modernizacji budynków – włącznie z obowiązkiem zastosowania technologii i materiałów zgodnych z ustalonymi poziomami ekologicznymi i śledzenia ścieżki utylizacji materiałów lub poddania recyklingowi.
- klauzule dotyczące zrównoważonych zakupów – umowy mogą wymagać od najemców wyboru energooszczędnych urządzeń (np. sprzętu biurowego z certyfikatem ENERGY STAR) i materiałów produkowanych w sposób zrównoważony (podczas przebudowy i adaptacji).
- klauzule zgodności z przepisami lokalnym –w krajach europejskich, w których obowiązują rygorystyczne standardy budowlane, praktyka ta ma mniejsze znaczenie, jednak uwzględnianie sformułowań dotyczących zielonego najmu w umowach najmu zawieranych w krajach o różnych reżimach prawnych wymaga dużej staranności w poszukiwaniu i przestrzeganiu regulacji miejscowych. Zapisy takie umożliwiają dzielenie się opłatami i karami z najemcami w przypadku nieprzestrzegania przepisów miejscowych.
Formy postanowień dotyczących zielonego najmu
Zapisy umów zielonego najmu w ramach zasady swobody umów mogą być dowolnie kształtowane pomiędzy stronami – o ile pozostają w zgodzie z obowiązującymi przepisami.
Najczęściej praktykowane jest inkorporowanie postanowień do całej standardowej umowy najmu. Możliwe jest też włączenie zapisów dotyczących zielonego najmu jako osobnego załącznika do standardowej umowy najmu.
Organizacje promujące zielony najem rekomendują ujęcie zapisów dotyczących zielonego najmu w treści umowy, aby zielony najem szybciej stał się częścią codziennej praktyki biznesowej i aby zapisy te zostały przyjęte jako element niezbędny wśród zapisów „standardowych” dla najemcy.
Wdrożenie praktyki zawierania umów zielonego najmu wymaga determinacji wynajmujących. Na ogół jednak wynajmujący (właściciel) dbający o zrównoważony rozwój postrzega zielone umowy najmu jako właściwe rozwiązanie umożliwiające zjednoczenie interesów i wysiłków w zakresie ESG z najemcami.
Na uwzględnienie zasługuje fakt, iż świadomość najemców i świadomość z korzyści płynących z wdrożenia praktyk zrównoważonego rozwoju jest czynnikiem stale rosnącym. W niektórych przypadkach najemca może być siłą napędową – jeśli to jego firma realizuje cele zrównoważonego rozwoju firmy.
Przy kształtowaniu takich zapisów umów zielonego najmu warto rozważyć zaangażowanie specjalistów ds. budownictwa, architektury i konsultantów ds. ESG – jako znających specyfikę obiektów.
Zielony najem jest dziś „dobrą praktyką” rynku, jednak niebawem stanie się jego priorytetem. Zanim to się stanie potrzebne jest zainteresowanie zarządzających aktywami, wynajmujących a także współpraca najemców, ekspertów ESG. Jedną ze ścieżek budowy takiej komunikacji jest transparentność działań interesariuszy.
[1] m. in. Building Owners and Managers Association Internationa i Green Lease Leaders
Autorzy:
Justyna Bójko – Radca prawny, Partner Zarządzający Kancelarii JBW
